Tăng tốc chỉnh lý, số hóa tài liệu trước khi sắp xếp đơn vị hành chính
Thời gian này, các địa phương của Bắc Ninh đang tích cực triển khai chỉnh lý, số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ và quản lý công tác văn thư, lưu trữ phục vụ công tác sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị, nhất là kết thúc hoạt động chính quyền cấp huyện và thực hiện sáp nhập xã, phường.
Số hóa tài liệu lưu trữ giúp quản lý, khai thác dữ liệu tập trung
Thực hiện chủ trương của Trung ương về sắp xếp các đơn vị hành chính cấp huyện, cấp xã, Ban Thường vụ, Thường trực Tỉnh ủy đã tập trung lãnh đạo, chỉ đạo công tác chỉnh lý, số hóa, bàn giao và quản lý tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trong hệ thống chính trị. Các cấp ủy, tổ chức đảng, cơ quan, đơn vị, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc, các tổ chức chính trị - xã hội từ tỉnh đến cơ sở đã tích cực triển khai thực hiện, đạt được một số kết quả nhất định.
Ngay khi có kết luận, chỉ đạo của Trung ương về quản lý tài liệu đối với những cơ quan, tổ chức thực hiện sắp xếp tổ chức bộ máy, các địa phương đã nghiêm túc quán triệt, triển khai các chỉ đạo, hướng dẫn của Trung ương, của tỉnh đến cơ quan, tổ chức, đơn vị trực thuộc trong việc quản lý tài liệu lưu trữ chặt chẽ, an toàn, thống nhất nghiệp vụ, đúng quy định, bảo vệ bí mật thông tin tài liệu… Nhiều địa phương kịp thời ban hành các văn bản chỉ đạo công tác chỉnh lý, số hoá tài liệu, lưu trữ và quản lý tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu và tổ chức hội nghị tập huấn về nghiệp vụ công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ. Với sự vào cuộc tích cực, đến nay, công tác chỉnh lý tài liệu được triển khai tại hầu hết các huyện, thị xã, thành phố và xã, phường, thị trấn với tổng cộng hàng nghìn m tài liệu được chỉnh lý đúng quy định.
Cùng với chỉnh lý, việc số hóa tài liệu cũng đang được đẩy mạnh. Ngoài thực hiện số hoá tài liệu tại văn thư trong quá trình tiếp nhận, phát hành văn bản, đảm bảo thông tin thông suốt, kịp thời cho việc xử lý, giải quyết các văn bản hình thành trong hoạt động của cấp uỷ, cơ quan, tổ chức, các địa phương đã chủ động rà soát, thống kê số lượng tài liệu thuộc các phông lưu trữ đang quản lý tại lưu trữ cơ quan cấp uỷ cấp huyện để thực hiện quy trình thủ tục công tác số hoá tài liệu.
Trong bối cảnh khối lượng công việc rất lớn, thời gian còn lại để hoàn thành nhiệm vụ chỉnh lý, số hóa và bàn giao tài liệu, cơ sở dữ liệu về Lưu trữ lịch sử Tỉnh ủy không còn nhiều, Thường trực Tỉnh ủy tiếp tục chỉ đạo các cơ quan chuyên trách tham mưu giúp việc Tỉnh ủy, Ủy ban MTTQ và các tổ chức chính trị-xã hội tỉnh, Trường Chính trị Nguyễn Văn Cừ, Báo Bắc Ninh, Thường trực các huyện ủy, thị ủy, thành ủy, Đảng ủy trực thuộc Tỉnh ủy tiếp tục nỗ lực cố gắng, vào cuộc quyết liệt hơn, trách nhiệm hơn; thực hiện kiểm tra, rà soát và cập nhật bổ sung những văn bản, tài liệu phát hành đi và văn bản, tài liệu gửi đến còn thiếu trên hệ điều hành tác nghiệp của cơ quan, đơn vị; đồng thời có kế hoạch đóng, gói, sao lưu dữ liệu trên các phương tiện lưu trữ điện tử và thực hiện việc số hóa tài liệu (số hóa tài liệu thực hiện theo Hướng dẫn số 40-HD/VPTW, ngày 07/11/2018 của Văn phòng Trung ương Đảng về số hóa tài liệu tại các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội).
Ưu tiên tập trung số hóa khối tài liệu tài liệu đã chỉnh lý hoàn chỉnh; tài liệu của các cơ quan, tổ chức đảng trước khi sắp xếp đơn vị hành chính; khối tài liệu liên quan đến hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành, những tài liệu có tần suất khai thác, sử dụng nhiều (như: các tập lưu văn bản đi, hồ sơ hội nghị, hồ sơ chuyên đề, hồ sơ vấn đề, vụ việc …). Khi số hóa tiến hành gọn theo từng phông lưu trữ hoặc từng nhiệm kỳ của một phông lưu trữ.
Việc số hóa thực hiện theo quy định của Đảng, pháp luật của Nhà nước về văn thư, lưu trữ, bảo vệ bí mật Nhà nước và pháp luật khác có liên quan. Văn bản, tài liệu sau khi số hóa phải bảo đảm nhất quán, đồng bộ, toàn vẹn, khoa học, đáp ứng yêu cầu khai thác, chia sẻ và tái sử dụng.
Trường hợp cơ quan, tổ chức thuê khoán số hóa tài liệu thì phải bảo đảm vừa đồng thời chấp hành đầy đủ các quy định có liên quan, vừa bảo đảm các giải pháp kỹ thuật an toàn, an ninh về máy móc, trang thiết bị, phương tiện lưu trữ, bảo đảm tuyệt đối an toàn, an ninh thông tin tài liệu trước, trong và sau khi số hóa.
Văn phòng Tỉnh ủy xây dựng kế hoạch chỉnh lý và số hóa tài liệu tại Kho lưu trữ Tỉnh ủy. Đồng thời, có kế hoạch hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, tổ chức đảng chỉnh lý hoàn chỉnh, số hóa tài liệu và giao nộp về Lưu trữ lịch sử của Đảng bộ tỉnh đảm bảo thời gian theo quy định…
Nguyễn Thị Mai – Văn phòng Tỉnh ủy
